Pravila i smjernice plenuma Filozofskog fakulteta u Zagrebu izglasana 18. lipnja 2009. godine

A) PRAVILA

1. Sudjelovati na plenumu imaju pravo svi zainteresirani – bili oni studenti Filozofskog fakulteta ili ne. Odluke se donose relativnom većinom glasova pri čemu plenum u donošenju odluka teži konsenzusu. Rasprava prije glasanja odvija se u pristojnom i tolerantnom tonu po pravilima i smjernicama koja je plenum izglasao, a koja provode moderatori plenuma. Odluke donesene na plenumu obvezujuće su za sve.

2. Plenum se sastaje po potrebi, a minimalno jednom mjesečno. Termin narednog plenuma se određuje na samom plenumu. Sazivanjem izvanrednih plenuma bavi se Grupa za tehnička pitanja plenuma na prijedlog bilo koje radne grupe ili pojedinca. Termin i tema sastanka Grupe za tehnička pitanja na kojem će se odlučivati o sazivanju izvanrednog plenuma moraju se oglasiti (blog, oglasne ploče, itd.) minimalno 24 sata prije. Termin izvanrednog plenuma mora biti objavljen na blogu minimalno 24 sata ranije.

3. Tehničko osoblje plenuma uključuje:
a. redare i njihovog koordinatora
b. zapisničara
c. tehničara (osoba koja se brine za mikrofone,zvučnike, računala, projektor i slično)
d. osobu koja zapisuje redoslijed javljanja za riječ
e. osobu koja zaprima pismene prijedloge za vrijeme sjednice

4. Iz plenuma u plenum moderatori se izmjenjuju pri čemu ista osoba ne smije preuzeti ulogu moderatora više od jednom u akademskoj godini. Osobe koje su već bile u ulozi moderatora ili glasnogovornika mogu biti izabrane za ulogu u kojoj nisu bile. Načelnu prednost pri izboru imala bi osoba koja do sada nije obavljala niti jednu od te dvije uloge. Prije izglasavanja moderatora i glasnogovornika nužno je pozvati na komentare i prigovore.

5. Za trajanja plenuma za stolom uz moderatore mogu sjediti isključivo osobe navedene pod točkom 3. Nitko drugi nema pravo sjediti za stolom. Plenum se slaže da se osobe na navedenim tehničkim funkcijama ne moraju rotirati niti izglasavati, premda se i ta mogućnost ostavlja ako se za to stvori potreba. I moderatori i tehničko osoblje plenuma mogu iznositi svoje osobne stavove plenumu pod istim uvjetima kao i svi ostali sudionici prijavljivanjem za riječ i dobivanjem iste kad na njih dođe red.

6. Plenumske radne grupe koje su prepoznate kao ključne za funkcioniranje plenuma poput Grupe za tehnička pitanja plenuma moraju biti dostupne svima 24 sata dnevno i u tu svrhu imati istaknutu: a) e-mail adresu na blogu, b) jasno označenu stalnu prostoriju na FFZG-u i c) termin sastanka u periodu između dva plenuma najavljen na blogu 24 sata ranije.
Na pristigle e-mailove bi trebalo odgovarati u nekom razumnom roku, primjerice do dva dana.

7. Grupa za tehnička pitanja plenuma brine se za tehničku pripremu plenuma što uključuje:
a. koordinaciju osoblja iz točke 3.,
b. pripremu moderatora po pitanju pravila i smjernica Plenuma, dosadašnjih odluka plenuma i sastavljanja dnevnog reda i
c. sazivanje izvanrednih sjednica plenuma.
Osnovu Grupe za tehnička pitanja čine moderatori prošlog i narednog plenuma te svi zainteresirani. Grupa se uz jedan redovni sastanak između dva plenuma nužno sastaje i na dan plenuma.

8. Prijedlozi za dnevni red zaprimaju se najkasnije 1 sat prije plenuma. Dnevni red strukturiraju moderatori na sastanku Grupe za tehnička pitanja na dan plenuma. Naglašavamo da je sastanak otvoren svim zainteresiranima. Svi prijedlozi koji nisu prijavljeni u propisanom roku, a za koje se smatra da se moraju uvrstiti u dnevni red, predlažu se na samom plenumu nakon što moderator izloži dnevni red. Da bi takav naknadni prijedlog bio uvršten u dnevni red mora se objasniti zašto prijedlog nije predan na vrijeme i zašto je važno da se baš na tom plenumu o tome raspravlja. Moderatori moraju obrazložiti zašto na vrijeme podneseni prijedlozi nisu uvršteni u dnevni red.

9. Za svaku točku dnevnog reda otvara se rasprava. Tek ako se pokaže da nema zainteresiranih za raspravu, može se prijeći na glasanje.

10. Odluci o slanju delegata treba prethoditi rasprava o potrebi slanja. Pri tome nije presudno za što se delegati traže, nego za što smo ih voljni poslati. Ako plenum odluči slati delegate, potrebno je ispuniti sljedeće uvjete:
a. Delegati trebaju od plenuma dobiti jasno definiran mandat.
b. Ako je u pitanju više sastanaka, delegati se rotiraju.
Način biranja delegata:
a. Dopušta se predlaganje neograničenog broja kandidata.
b. Kandidati moraju biti prisutni i prihvatiti kandidaturu.
c. Moraju se dopustiti argumenti za i protiv pojedinog kandidata.
d. Budućim delegatima plenum mora izglasati povjerenje.

11. Unutar istog plenuma donesena odluka se ne smije preglasavati, osim u slučaju kršenja procedure ili naknadnog zaprimanja ključnih informacija.

B) SMJERNICE

1. Dva su moderatora, jedan prati liniju argumentacije i sumira svakih desetak minuta. Drugi obavlja ostale moderatorske dužnosti; primjerice pozivanje prijavljenih da odustanu od svog prava na riječ ukoliko je tokom rasprave njihov argument iznesen ili da sumiraju duža izlaganja i tome slično. Sumiraju naizmjenično po točkama dnevnog reda.

2. Pitanju ‘Je li plenum za prekid rasprave?’ nužno prethodi sažetak dotadašnje rasprave i definicija onoga što će se dogoditi ako se rasprava prekine, dakle: ’Je li plenum za prekid rasprave i prelazak na sljedeću točku dnevnog reda?’ ili ’Je li plenum za prekid rasprave i glasanje o X?’. Pitanje o prekidu rasprave postavlja se najranije 30 minuta nakon njenog početka.

3. Predlagač točke dnevnog reda bi trebao prilikom predlaganja točke, ako je moguće, odmah i formulirati pitanje o kojem bi plenum trebao glasati. Mogućnost formuliranja pitanja ostavlja se svakom sudioniku plenuma, a ne samo moderatoru. Zapisničar ne bi trebao utjecati na formuliranje pitanja. Pitanje prije glasanja mora biti jasno definirano, po mogućnosti ispisano na zaslonu, ploči, zidu, pri čemu se ne smije pristupiti glasanju prije no što je pitanje ispisano.
Nakon što je pitanje formulirano moderatori prije izglasavanja postavljaju pitanje: ’Ima li tko konkretni komentar na formulaciju pitanja ili prigovor na kršenje procedure prije glasanja?’

4. Sve odluke s prethodnih plenuma se izvlače na jedan papir kako bi se moderatori mogli adekvatno pripremiti. Zapisničar je taj koji bi to trebao činiti.

5. Tehničke upute za moderatore: treba biti smiren, suzdržan, objektivan, ne prekidati naglo raspravu koja nije direktno vezana uz temu, ne postavljati se iznad plenuma, ne nametati plenumu zaključke, iznad svega izbjegavati svaki oblik autoritarnosti, humor dobrodošao… Ako se postave pitanja koja se ponavljaju (npr. održavanje kolokvija, ispita,…), to riješiti putem obavijesti.

6. Osobe koje iznose zaključke radnih grupa stoje pred plenumom, ali se nakon podnesenog izvješća vraćaju na svoje mjesto odakle odgovaraju na eventualna pitanja.

7. Okvirna struktura dnevnog reda:
a. Predstavljanje dnevnog reda – predstavljanje dnevnog reda s argumentiranjem odbijenih prijedloga i mogućnosti da sudionici plenuma predlože točku koja nije zaprimljena na vrijeme.
b. Obavijesti
c. Izvještaj radnih grupa
d. Aktualno – obuhvaća prijedloge pristigle u sandučić koji će se nalaziti ispred prostorije koju će predplenumske grupe dobiti na korištenje, odnosno ispred a-015 u prijelaznom razdoblju te na e-mail adresu Grupe za tehnička pitanja.
e. Određivanje termina idućeg plenuma te izglasavanje moderatora i glasnogovornika.
f. Razno – prijedlozi, komentari, obavijesti i tome slično koji se primaju tijekom sjednice plenuma
na papirićima.
U točkama b. i f. nema glasanja.

8. Za uspješno funkcioniranje plenuma bi bilo dobro imati :
– barem dva mikrofona (jedan za moderatore i jedan bežični za raspravu)
– razglas
– računalo
– projektor na kojem će svi sudionici plenuma moći
pratiti zapisnik i vidjeti jasno formulirano pitanje za
glasanje prije samog glasanja

9. Ako odluka nije jasna, tj. ako ima puno suzdržanih ili je broj onih za ili protiv podjednak, onda moderatori pitaju je li potrebno otvoriti raspravu o prihvaćanju ovakvog ishoda glasanja. Idući korak je pitanje: ‘Prihvaća li plenum ovako izglasanu odluku?’

C) ANEKS

* Pravila su obvezujuća, dok su smjernice samo savjetodavne. Odlukom plenuma smjernica se može pretvoriti u pravilo. Dodavanje novih smjernica je dobrodošlo. Nova pravila treba dodavati s velikim oprezom kako ne bi došlo do pretjerane formalizacije plenuma.

* Sva prezentirana pravila i smjernice prošli su raspravu na Sekciji za tehnička pitanja plenuma te potom na samom plenumu.